La impresión y digitalización de documentos son funciones esenciales en la mayoría de las empresas, pero existen distintas maneras en que las gestionan.
El enfoque que su empresa elija, afectará su costo, nivel de responsabilidad y efectividad. A su vez, cada una de esas variables influye en el rendimiento futuro de la inversión, la productividad y los flujos de trabajo.
Teniendo en cuenta esto, evolucionaron en el mundo empresarial los Servicios Gestionados de Impresión (MPS por sus siglas en inglés). Al respecto, la consultora Gartner realizó la siguiente definición:
``Los servicios de impresión gestionados (MPS) son servicios ofrecidos por un proveedor externo para optimizar o gestionar la salida de documentos de una empresa. Los componentes principales proporcionados son la evaluación de necesidades, el reemplazo selectivo o general de hardware y el servicio, las piezas y los suministros necesarios para operar el hardware nuevo y / o existente (incluido el equipo de terceros existente si así lo requiere el cliente). El proveedor también rastrea cómo se está utilizando la flota de impresoras, faxes, fotocopiadoras y MFP, los problemas y la satisfacción del usuario.´´
Líderes en MPS y los Nuevos Paradigmas
Quocirca, firma de investigación y perspectivas del mercado global que se especializa en analizar la convergencia de las tecnologías digitales y de impresión en el lugar de trabajo del futuro, revela en su Estudio MPS 2021 los cambios que se han producido con el impacto del Covid-19 y quiénes lideran el mercado MPS.
Algunos resultados clave fueron:
• Los líderes de MPS se están diferenciando más allá de los servicios de impresión tradicionales. Xerox sigue liderando el grupo. La marca tiene una de las carteras de servicios más amplias en los entornos de impresión de producción y oficina y
experiencia en automatización de procesos empresariales. HP ha hecho grandes avances en la profundización de sus servicios de seguridad y portafolio de soluciones.
• MPS se utiliza para respaldar el lugar de trabajo híbrido. Subcontratar Servicios Gestionados de Impresión ya está mostrando su valor para el futuro lugar de trabajo híbrido. El 56% de las organizaciones con MPS totalmente subcontratados han proporcionado impresoras para trabajadores remotos, en comparación con solo el 42% de los que utilizan un modelo híbrido.
El aprovisionamiento de impresoras para el hogar puede tener sus inconvenientes en cuanto a seguridad de la información. Contar con MPS ayuda a las organizaciones mantener el control sobre la impresión y los dispositivos que acceden a su red y datos.
• Se acelera la adopción de la nube. A medida que las empresas ajustan la forma de tabajar y se adaptan a la incorporación de usuarios remotos, la gestión de impresión basada en la nube y la analítica avanzada pueden desempeñar un papel fundamental en rediseño e implementación del entorno de impresión. Tres cuartas partes de las organizaciones esperan ver un mayor uso de la gestión de la impresión en la nube para 2025.
• MPS como habilitador digital. Las organizaciones continúan viendo a MPS como un componente clave de los esfuerzos de digitalización, con un 37% diciendo que MPS es muy importante para la transformación digital en su organización. Las organizaciones tienen Programas de Transformación Digital acelerada para absorber los impactos de COVID-19.
Los proveedores deben explorar oportunidades para ayudar con la digitalización de procesos y flujos de trabajo y ayudar a facilitar la colaboración remota.
Si te interesa leer el estudio completo de Quocirca, podés descargarlo a continuación:
¿Cómo puede mi empresa avanzar al siguiente nivel?
La elección de una solución de impresión que complemente las necesidades de su organización y los requisitos de trabajo de los empleados es importante, no solo desde el punto de vista de la productividad, sino también para sus resultados finales.
En Romis, trabajamos con las marcas líderes del mercado, ofreciendo Servicios Gestionados que abarcan todos los procesos basados en documentos: impresión, digitalización, flujos de trabajo automatizados y firma digital.
Nuestras Soluciones de Impresión, Digitalización y Gestión Documental se pueden adaptar a las necesidades de su empresa, independientemente a su tamaño y rubro.
Los pasos a seguir para implementar un servicio MPS son muy sencillos:
Relevamiento para determinar los requisito de equipamiento y software.
Análisis por especialistas en procesos documentales y elaboración de una propuesta adaptada y recomendada.
Instalación y capacitación de usuarios completamente a cargo de nuestro departamento técnico.
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